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マイナンバー制度が導入されました。

平成28年1月からマイナンバー制度が導入されました。

 中小企業や個人事業者にどのような影響があるのかについて、「制度導入で何が変わるのか」、「マイナンバー対応にどのように取り組むのか」、「マイナンバーをどのように管理するのか」を見ていきます。

 

マイナンバー制度導入で何が変わるのか。

 社員(従業員)又は個人の取引先がいれば、その人たちのマイナンバーの取得と適切な管理が必要になります。

社員(従業員)がいる場合、社員のマイナンバーを取り扱うことになります。

 事業者が所轄税務署に提出する「給与所得の源泉徴収票」などに、社員のマイナンバーを記入する必要がありますので、給料を支払っている社員がいる場合、その社員のマイナンバーを取り扱うことになります。

社員に交付する源泉徴収票(本人交付用)にはマイナンバーは記載しません。

アルバイトやパートタイマーなどを雇う場合もマイナンバーが必要です。

 事業者が所轄税務署に提出する「給与所得の源泉徴収票」などにマイナンバーを記入する必要があるのは正社員だけではありません。

 アルバイト、パートタイマー、臨時労働者、日雇労働者への給与支払いについてもマイナンバーを取り扱うことになります。

飲食業、小売業、建設業などでは、数多くのマイナンバーを取り扱うことが想定されます。

税理士などの個人に支払いがある場合にもマイナンバーを取り扱うことになります。

 社員のほかにも、個人事業者である税理士や社会保険労務士などへ支払いがある場合は、支払先のマイナンバーを収集する必要があります。

 税務署に提出する支払調書に支払先のマイナンバーを記入します。

事業者は、マイナンバーを漏洩しないための対策が重要です。

 事業者には、提供を受けたマイナンバーを厳重に管理する義務があります。

 もしも、事業者が保管しているマイナンバーを流出指定待った場合、事業者としてのその責任を問われ信頼が大きく損なわれる恐れがあります。

社員の税金や保険等に関する書類に、社員本人のマイナンバーの他に、扶養家族のマイナンバーも記入します。

 事業者が役所などに提出する給与所得の源泉徴収票(給与支払報告書)等の社員の税金に関する書類のほか、健康保険、厚生年金、雇用保険に関する書類にマイナンバーを記入することが義務付けられたものがあります。

 事業者は、社員などからマイナンバーを収集してこれらの書類に記載しなければなりませんが、給与所得の源泉徴収票のように社員のマイナンバーだけでなくその扶養家族のマイナンバーを記入する書類もあります。

 このように事業者は、社員の扶養家族のマイナンバーも取り扱うことになります。

社員本人に交付する給与所得の源泉徴収票にはマイナンバーは記入しません。

 社員が入社又は退職などのときの手続や届出にマイナンバーが必要になります。

 社員が入社したときの雇用保険、健康保険、厚生年金保険の資格取得の書類にマイナンバーを記載することになります。

 また、社員が退職するときの雇用保険等の喪失手続や退職所得に関する税金の手続にマイナンバーが必要になります。

 税理士などの個人に報酬等を支払う場合には支払先のマイナンバーを支払調書に記入します。

 税理士や社会保険労務士などに報酬を支払った場合や、地主や大家に地代家賃を支払ったなど場合、一定の要件に該当すると所轄税務署に「支払調書」を作成し提出する必要があります。

 この「支払調書」に支払先のマイナンバーを記入することになりますので、その支払先にマイナンバーを提供してもらう必要があります。

支払先が法人の場合は「法人番号」を記載します。法人番号は国税庁のホームページで検索することができます。

 所得税・復興特別所得税、贈与税、消費税などの確定申告書にもマイナンバーを記入します。

 個人事業者や不動産所得者が行う所得税等の確定申告書にマイナンバーを記入する必要があります。

 また、サラリーマンの還付申告や副業収入がある等で確定申告書を行う場合も確定申告書にマイナンバーを記入することになります。

 このほか、財産の贈与を受けたときの贈与税の申告書や財産を相続したときの相続税の申告書にもマイナンバーを記入します。

青色申告承認申請書や開業届出書などの各種申請書、届出書にもマイナンバーの記入が必要です。

マイナンバー対応にどのように取り組むのか。

マイナンバー対応の取り組みは、①マイナンバーを取り扱う準備、②マイナンバーの収集、③マイナンバーの利用と保管、④マイナンバーの廃棄となります。

 ①マイナンバー取扱の準備

 マイナンバーを取り扱う準備として、マイナンバー取り扱いに関する規定作りと社員研修が必要と思われます。

取り扱いの明確化、取り扱い担当者の指定、社内ルールの決定をします。

マイナンバーの利用目的や取り扱い上の注意事項など社員にも理解してもらいます。

②マイナンバーの収集

 マイナンバーを収集するときには、その目的を説明する必要があります。

 また、マイナンバーを受け取るときには、「本人確認」を忘れずに行います。

マイナンバーの収集は行政手続きのために事業者が行う法律で認められた事務に限られますので、事前にその利用目的を伝える必要があります。

また、マイナンバーを受け取る際には本人確認と番号が正しいことを確認します。

③マイナンバーの利用と保管

 収集したマイナンバーは、法律に定められた目的以外には使えません。

 また、マイナンバーを保管する場合には、適切な安全管理が求められます。

マイナンバーは、その持ち主の同意を得たとしても法律に定められた目的以外に利用することは禁じられています。(目的外利用の禁止)

マイナンバーの保管には、漏洩等を防止するための安全管理が義務付けられています。

④マイナンバーの廃棄

 不要になったマイナンバーは、速やかに廃棄します。

 退職や取引終了などで、利用する必要がなくなり、法定保存期間を過ぎたマイナンバーは速やかに廃棄します。

 電子データの削除、書類の焼却や断裁をして、復元できないようにします。

誰が何時、何を廃棄したかなどの「廃棄記録」を保存します。

マイナンバーを安全に管理するために

マイナンバー管理の基本は、漏洩しない環境を作ることです。

取り扱い担当者と責任者を決める

 マイナンバーの取り扱い担当者と責任者を決めて、担当者と責任者以外の者はマイナンバーを見ることができないように管理する必要があります。

 担当者には、取り扱いの研修を行い、責任者への業務報告の方法を決めます。

保管場所と取り扱い場所を決める

 保管場所は鍵付のキャビネット、取り扱う場所は他の社員とは隔離した場所とするなど、マイナンバーを保管する場所と取り扱う場所を決めます。

管理を電子化する場合には不正アクセスの防止

 パソコンのファイアウォールを設定、ウィルス対策ソフトを導入し、最新の状態を保ちます。

 また、マイナンバー管理者以外はアクセスできないようにアクセス制限や認証設定などでセキュリティ対応も必要です。

 さらに、保管データを暗号化するなどして漏洩リスクに備えることも大切です。

取り扱いの記録と不要になったときの廃棄

 マイナンバーを取り扱うときは、収集、確認、利用した際の記録を残します。

 また、保管しているマイナンバーの廃棄時期や廃棄方法も規定しておくことも必要です。

マイナンバーの取り扱いのルールを作る

 上記STEP1からSTEP4を踏まえて、マイナンバーの収集から廃棄までの一連の取り扱いについて、第三者に明確な説明ができるルール作りを行います。

マイナンバーをどのように管理するのか。

「紙」、「パソコン」での管理、保管について

 「紙」で管理する

 マイナンバーに関する書類は、鍵付きの専用キャビネットに保管します。

 また、マイナンバーの利用について記録することを、取り扱い上明確にします。

 マイナンバーの関連書類は、年度ごとに整理して法定保存期間を適切に管理し、期間を過ぎた書類は復元できないようにシュレッダーなどで廃棄します。

 どのように廃棄したか分る記録を保存します。

「紙」を適切に管理し、利用と廃棄の記録が分るように残すことが重要です。

 「パソコン」で管理する

 マイナンバーをパソコンで管理する場合には、マイナンバー事務担当者しかアクセスできないようにします。

 パソコンには、アクセス制御、認証、ファイアウォールなどのセキュリティ管理を施し、ウィルス対策ソフトは常に最新の状態を保ちます。

担当者を変更した場合は必ず認証(ID、パスワード)を変更します。

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